Best practices

Naast de bekende maatregelen van vervoersmanagement, zoals fiets- en openbaarvervoerregelingen, zijn er minder bekende, maar zeker zo effectieve maatregelen. Maatregelen die ook al beproefd worden door andere bedrijven. Hier kunt u uw voordeel mee doen. Waarom opnieuw het wiel uitvinden? Wij laten u graag enkele best practices zien.

E-conferencing
Reizen in Nederland kost werkgevers steeds meer tijd, arbeidsproductiviteit en geld. Het faciliteren van werknemers in teleconferencing, webconferencing en videoconferencing verdient zich snel terug. Deze middelen worden steeds beter en goedkoper in het gebruik, terwijl de reistijd en kosten als gevolg van de toenemende files steeds verder oplopen. De businesscase is snel positief.

Naast een steeds beter aanbod van de ‘technische middelen’ komen er ook steeds meer providers op de markt, die het gehele implementatieproces en de communicatie naar de werknemers kunnen begeleiden. Naast de traditionele vervoersvormen zoals de auto en het openbaar vervoer, zouden ook de ‘digitale vervoersvormen’ standaard bij iedere afweging voor een reis meegenomen moeten worden.

E-learning
E-learning is het locatie-onafhankelijk doceren en leren. Werknemers hoeven niet meer te reizen naar scholingslocaties, maar kunnen zich vanaf hun werkplek of thuis de lesstof eigen maken.

Er zijn succesvolle voorbeelden van bedrijven, die e-learning hebben ingezet om het aantal reizen te reduceren, de arbeidsproductiviteit te verbeteren en kosten te besparen. Met behulp van de steeds beter (en goedkopere) wordende vormen van visuele communicatie over het web, kan de lesstof effectief gedoceerd worden.

E-work
E-work betekent het plaatsonafhankelijk kunnen werken en is een belangrijk instrument bij de beïnvloeding van het reisgedrag van werknemers. De meest bekende vorm is het thuiswerken. Andere vormen van E-work zijn teleconferencing (telefonisch vergaderen); videoconferencing (vergaderen met behulp van spraak en beeld) en webconferencing (ook vergaderen met spraak en beeld).

Steeds meer bedrijven zetten de hedendaagse technische oplossingen in om de productiviteit van de werknemers te verbeteren. Zeker bij E-conferencing zijn forse kostenbesparingen mogelijk op het gebied van reiskosten, reistijd en vergadertijd. E-work is een zeer effectief instrument gebleken in het managen van de mobiliteit van werknemers, maar is ook een instrument waarvan de reikwijdte veel verder gaat dan mobiliteit alleen. Zo vergt het onder meer een cultuur waarin werknemers op resultaten worden beoordeeld (en niet meer op aanwezigheid)

Meer informatie link naar http://www.ework.nl/

Beïnvloeding vervoerskeuze door informatie
Veel werknemers hebben geen overzicht van de keuzes in het woon-werkverkeer. Diverse bedrijven hebben daarom een informatiesysteem geïntroduceerd. Op basis van woon- en werkadres en werktijden presenteert dit systeem alle reismogelijkheden, tegen elkaar afgezet voor reistijd en -kosten. Hierbij wordt ook rekening gehouden met filevertragingen. Bij de reisalternatieven worden ook combinaties van modaliteiten, zoals fiets, Park & Ride en Transferia meegenomen.

Hoewel dit voor bijna alle werknemers een ‘eye opener’ is, blijkt het instrument vooral effectief bij nieuwe werknemers en werknemers die gaan verhuizen. Deze werknemers staan het meest open voor verandering op dit gebied. Er zijn aanbieders in de markt die werkgevers hierbij ondersteunen.

Kilometers sparen op Utrechtse baan
Het project is een initiatief van VNO-NCW West en stadsgewest Haaglanden. Kilometersparen stimuleert de werknemer de spits te mijden. Hij krijgt aan het begin van het jaar een virtueel tegoed. Telkens als hij tijdens spitsuren de auto pakt om zich van woon- naar werkadres te verplaatsen of omgekeerd, wordt een bedrag van het tegoed afgeschreven. Registratie vindt automatisch plaats via een speciaal ontworpen apparaat in de auto, dat ook verkeersinformatie en routeadviezen geeft. Aan het einde van het jaar vindt de afrekening plaats. Heeft de werknemer veel in de spits gereden, dan zal hij moeten bijbetalen. Wie weinig in de spits rijdt, ontvangt het resterende tegoed in klinkende munt. Op dit moment onderhandelt het georganiseerde bedrijfsleven met het ministerie van Financiën over een belastingvrije uitbetaling.

Aan de basis van kilometersparen ligt een wetenschappelijke proef voor het mijden van de spits op rijksweg A12. Deze proef startte eind 2006 op initiatief van het publiekprivaat consortium SWINGH, waarvan ook VNO-NCW West deel uitmaakt. De resultaten waren veelbelovend. Mensen zijn bij een beloning vanaf drie euro bereid de auto te laten staan. Bij de financiële beloning hoort flankerend beleid, waaronder het toestaan van flexibele werktijden en het faciliteren van thuiswerken. KPN, Siemens en Logica verwachten dat ruim twintig procent van de werknemers wil meedoen aan kilometersparen.

Leasecontract
Leaserijders mogen naast de leaseauto ook gebruik maken van het openbaarvervoer en krijgen hiervoor een NS Business Card of een Mobility Card van Mobility Mixx. Bepaalde verplaatsingen zijn immers efficiënter met het openbaarvervoer. Eventuele meerkosten, die in de praktijk marginaal blijken te zijn, wegen niet op tegen de winst in tijd en/of productiviteit. De NS Business Card en de Mobility Card zorgen ervoor deze faciliteit geen administratieve lastenverzwaring voor de werkgever met zich meebrengt, dat de werknemer geen reiskosten hoeft voor te schieten en dat het reisgedrag in het openbaarvervoer wordt geregistreerd. Door auto én openbaarvervoer aan te bieden is beïnvloeding van het woon-werkverkeer door de leaserijder mogelijk. Inmiddels maken tientallen bedrijven en duizenden werknemers gebruik van deze oplossing.

Mobiliteitsbudget
Het persoonlijke mobiliteitsbudget wordt door diverse bedrijven als vervanging voor de auto van de zaak aangeboden. Dit leidt tot keuzeverruiming voor de werknemer. Bovendien wordt de werknemer financieel verantwoordelijk voor zijn reisgedrag. Er zijn diverse varianten in omloop, variërend van een vaste maandelijkse vergoeding aan de werknemer (die zelf zijn vervoer moet regelen en bij de fiscus zijn zakelijke en woon-werkkosten moet ‘terughalen’) tot een volledig gefaciliteerd vervoersbudget. Er zijn bedrijven die het beheer van het budget en het faciliteren van vervoer volledig uitbesteden aan derden. Het mobiliteitsbudget leidt tot een vermindering van het autogebruik in het woon-werkverkeer.

Ontkoppeling woon-werk en zakelijk verkeer
Een belangrijke reden voor werknemers om met de auto naar het werk te komen, is de noodzaak van zakelijke verplaatsing vanaf kantoor. Meestal pakt de werknemer daarvoor zijn eigen auto en krijgt hij een kilometervergoeding. Verschillende bedrijven hebben voor een andere oplossing gekozen. Hun werknemers kunnen voor het zakelijke verkeer gebruik maken van poolauto’s, auto’s op afroep of openbaarvervoer. Vaak hebben deze bedrijven ook de NS Business Card of Mobility Card geïntroduceerd, die een flexibele keuze van het vervoermiddel mogelijk maken. De administratieve en operationele belasting voor de werkgever is minimaal en het gebruik van de modaliteiten wordt goed geregistreerd en aangestuurd.

Vermarkten van de parkeerplaatsen
Diverse organisaties vermarkten hun parkeerplaatsen onder hun werknemers. Werknemers die geen gebruik maken van parkeerplaatsen krijgen dan een beloning, werknemers die er wel met hun auto gaan staan, moeten een vergoeding betalen. Nuances kunnen worden aangebracht. Je kunt bijvoorbeeld uitzondering maken voor werknemers die geen goed alternatief hebben voor de auto. De organisaties die hun parkeerplaatsen vermarkten, doen dat kostenneutraal. Er zijn aanbieders in de markt aan wie het beheer en het toezicht van de parkeerregeling kan worden uitbesteed. Deze maatregel zorgt voor beprijzing van schaarste en beïnvloedt het woon-werkgedrag van de werknemers.