Verdiepingssessies

Vrijdag de dertiende is niet altijd een dag waarop het tegen zit. De verdiepingssessie die in januari in Haaglanden werd georganiseerd over het thema Het Nieuwe Werken smaakten de aanwezigen naar meer.

Coen van Limborgh van Syntro was uitgenodigd om in te gaan op het onderwerp zelfroostering. Hij deed dit aan de hand van een case van een productiebedrijf dat overschakelde van een drieploegendienst naar een continue rooster waarbij ook in het weekend wordt gewerkt. Vervolgens werd de link gelegd naar aspecten van Het Nieuwe Werken: flexibilisering van werkplek, werktijden, de status van een eigen kamer, de behoefte aan comfort, belevingen over het klimaat (te warm of te koud) in de kantoortuin en het wennen aan nieuwe situaties.

Opmerkingen die zijn geplaatst over HNW:

• Breng de verandering als een slecht nieuws gesprek. Door alleen de voordelen te melden, voelen medewerkers zich niet serieus genomen of gaan ze zich extra verzetten. Veranderingen zijn voor veel mensen in het begin lastig.
• Geef medewerkers ruim de tijd om aan het idee en daarna om aan de nieuwe situatie te wennen. Als het de bedoeling is dat medewerkers op andere tijdstippen gaan werken of meer thuis gaan werken, vindt het thuisfront daar ook iets van. Geef hen dan ook de ruimte om dat thuis te bespreken en thuis te regelen. Denk eerder in halve jaren dan in kwartalen! "Je roert in sociale processen en daar moet je niet te hard in roeren."
• Meld eerlijk wat het doel is van de verandering. Het heeft geen zin om mooie verhalen over maatschappelijke doelen te houden als een kostenbesparing het echte doel is. Een kostenbesparing is voor een organisatie een reëel doel en dat snappen medewerkers ook. Het helpt daarbij enorm als er een noodzaak tot verandering is. Communiceer die dan ook.
• Het Nieuwe Werken of flexibilisering is een middel bij een totaal verhaal. Voorbeeld: omdat de organisatie efficiënter en effectiever moet worden. Het is belangrijk voor slagen om een duidelijke reden te hebben en die te kunnen delen.
• Maak onderscheid in flexplekken, ontmoetings/vergaderplekken en in stilte of concentratieplekken. Denk eventueel ook aan een traditionele werkplek voor die medewerker die graag op die manier wil blijven werken.
• Het invoeren van Het Nieuwe Werken is maatwerk in bedrijfsvoering. Je kunt veel leren van andere bedrijven maar je kunt het proces dat zij hebben doorlopen niet zomaar overnemen.
• Denk na over de vrijdag waarop zeer veel kantoorruimte leegstaat. Ook dat behoort bij de bedrijfsvoering. Misschien moet het werken op de vrijdag wel worden gestimuleerd, misschien wel met lichte drang.
• Zorg dat er ambassadeurs zijn in de organisatie die met hun houding en gedrag anderen kunnen meetrekken. Hun ervaringen zijn voor anderen zeer waardevol. Diversiteit in de ambassadeurs is heel handig.
• Tip: Om tegemoet te komen aan de wensen over het klimaat in de kantoortuin (te warm/te koud) is het mogelijk om in twee verschillende kantoortuinen verschillende temperaturen te hanteren.
• Tip: Maak bordjes waarmee medewerkers zelf duidelijk kunnen maken of hun werkplek (als ze er niet zijn) wel of niet beschikbaar is voor andere medewerkers. Dit kan ook in een traditionele werkomgeving een eerste stap zijn onderweg naar flexplekken.
• HNW geeft ruimt voor diversiteit, geef die ruimte ook echt en benut ook de diversiteit van de mensen.

Aan deze verdiepingssessie namen deel:
Dik Taal, Ernst & Young
Henk Feunekes, ROC Leiden
Marjolein Friele, Provincie Zuid-Holland
Rachid Maghnouij, Flora Holland
Astrid Homan, Mobiliteitsmakelaar
Marina Meens, Communicatieadviseur Bereikbaar Haaglanden
Coen van Limborgh, Syntro

De sessie is als zeer geslaagd ervaren door de deelnemers. Binnenkort volgt het programma van meer sessies in een zelfde opzet.